Picking: Biaya Tersembunyi Terbesar di Gudang (dan Cara Mengontrolnya)

Di banyak operasional gudang, ada satu fakta yang jarang disadari: lebih dari setengah biaya operasional seringkali habis hanya untuk aktivitas picking.

Ini bukan asumsi. Dalam berbagai studi operasional warehouse, aktivitas picking menyumbang sekitar 50–65% dari total biaya operasional gudang (optioryx.com & spatiumx.com)

Masalahnya, hampir tidak ada yang benar-benar mengukur ini.

Picking dianggap sebagai aktivitas rutin—bagian dari “kerja harian” yang memang harus terjadi. Akibatnya, biaya yang muncul dari aktivitas ini tidak pernah dilihat sebagai sumber inefisiensi, melainkan sebagai sesuatu yang “normal”.

Padahal, justru di sinilah kebocoran terbesar terjadi.

Kenapa Picking Jadi Sumber Biaya Terbesar?

Secara operasional, picking adalah aktivitas yang paling sering dilakukan di gudang—dan juga yang paling menyerap tenaga kerja.

Dalam literatur supply chain, picking bahkan disebut sebagai aktivitas paling labor-intensive dan paling mahal di warehouse, dengan kontribusi biaya hingga 55% dari total operasional (ScienceDirect).

Namun ada karakteristik penting yang sering diabaikan:

• Sangat bergantung pada pergerakan manusia (walking time)
• Dilakukan berulang-ulang sepanjang hari
• Minim otomatisasi di banyak gudang
• Berjalan berdasarkan kebiasaan, bukan sistem

Fakta di lapangan menunjukkan:

• Seorang picker bisa berjalan 15–20 km per shift
• Hanya 15–20% waktunya benar-benar digunakan untuk mengambil barang
• Sisanya habis untuk berjalan, mencari, dan konfirmasi (optioryx.com & optioryx.com)

Artinya, sebagian besar biaya tenaga kerja sebenarnya habis untuk aktivitas yang tidak menghasilkan value langsung.

Dampak Nyata ke Bisnis

Masalah picking bukan hanya soal operasional. Dampaknya langsung terasa ke performa bisnis secara keseluruhan.

1. Biaya tenaga kerja membengkak
   Karena lebih dari separuh waktu picking adalah walking time, perusahaan secara tidak langsung membayar aktivitas non-produktif (Productiv).
2. SLA fulfillment melambat
   Proses picking yang tidak efisien menjadi bottleneck utama dalam pemenuhan order.
3. Human error meningkat
   Tanpa sistem, picker mengandalkan ingatan—yang secara natural rentan error.
4. Produktivitas semu
   Gudang terlihat sibuk, tapi output tidak sebanding.

Ini yang sering terjadi di lapangan: gudang terlihat aktif, tapi sebenarnya tidak produktif.

Akar Masalah: Bukan di Orang, Tapi di Sistem

Banyak perusahaan mencoba menyelesaikan masalah ini dengan menambah tenaga kerja.

Padahal, studi menunjukkan bahwa masalah utama bukan di jumlah orang—melainkan di desain proses picking itu sendiri.

Beberapa akar masalah yang paling umum:

1. Tidak ada warehouse mapping yang optimal

Penempatan barang tidak mempertimbangkan frekuensi picking → meningkatkan jarak tempuh.

2. Picker bekerja tanpa arahan sistem

Routing dilakukan manual → menyebabkan travel time tidak terkontrol.

Padahal, dalam banyak warehouse, 30–50% waktu picking habis hanya untuk berjalan antar lokasi (optioryx.com)

3. Tidak ada visibilitas real-time

Waktu terbuang untuk mencari barang atau memastikan stok.

4. Tidak ada data untuk optimasi

Tanpa data, perusahaan tidak tahu:

• di mana bottleneck
• berapa waktu picking sebenarnya
• bagaimana memperbaikinya

5. Ketergantungan pada pengalaman

Operasional berjalan berdasarkan “orang lama”, bukan sistem.

Semua ini mengarah ke satu kesimpulan: Operasional warehouse masih people-driven, bukan system-driven

Pendekatan Solusi: Dari Kebiasaan ke Sistem

Mengontrol biaya picking tidak harus dimulai dari investasi besar.

Yang lebih penting adalah perubahan pendekatan:

1. Dari people-driven → system-driven

Operasional harus ditentukan oleh sistem, bukan kebiasaan.

2. Slotting & warehouse mapping

Penempatan barang berdasarkan data (fast-moving vs slow-moving).

3. System-guided picking

Picker diarahkan oleh sistem untuk:

• rute optimal
• urutan picking

4. Real-time tracking

Menghilangkan waktu mencari barang.

5. Optimasi berbasis data

Setiap aktivitas menjadi measurable dan bisa diperbaiki.

Secara praktis, optimasi sederhana seperti pengaturan rute dan batching saja sudah terbukti bisa menurunkan biaya tenaga kerja secara signifikan karena langsung mengurangi walking time (Samir Saci).

Peran Sistem dalam Mengontrol Picking Cost

Di titik ini, banyak perusahaan mulai menyadari bahwa pendekatan manual tidak lagi cukup.

Penggunaan Warehouse Management System (WMS) menjadi langkah natural berikutnya—bukan sekadar digitalisasi, tapi sebagai operational control system.

Dengan sistem:

• Picking bisa diarahkan secara otomatis
• Pergerakan barang tercatat real-time
• Error berkurang
• Keputusan berbasis data, bukan asumsi

Teknologi seperti RFID juga mempercepat proses ini, karena memungkinkan tracking barang secara real-time tanpa proses scanning manual satu per satu, sehingga meningkatkan akurasi dan efisiensi inventory .

Selain itu, sistem WMS yang terintegrasi memungkinkan seluruh proses—from inventory hingga reporting—terhubung dalam satu platform, sehingga operasional lebih terkontrol dan efisien .

Contoh Nyata di Lapangan

Distribution warehouse (FMCG):

Sebelum:

• Picking manual
• Bergantung pengalaman
• SLA sering miss
• Error tinggi

Sesudah system-guided:

• Picker mengikuti instruksi sistem
• Rute lebih efisien
• Waktu picking turun
• Error berkurang
• Throughput naik tanpa tambah manpower

Perbedaannya bukan di jumlah orang,
tapi di cara kerja yang diatur oleh sistem.

Penutup: Biaya Terbesar Itu yang Tidak Terlihat

Gudang bukan soal luas atau jumlah tenaga kerja.

Yang menentukan adalah efisiensi pergerakan di dalamnya.

Dan picking adalah pusatnya.

Jika hari ini proses picking masih manual, besar kemungkinan biaya operasional Anda sebenarnya tidak terkendali—hanya saja tidak terlihat.

Karena dalam banyak kasus: biaya terbesar di gudang bukan yang paling mahal per transaksi, tapi yang paling sering terjadi setiap hari.